Dự toán ngân sách và lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Dự toán ngân sách và lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Vi trí của ngân sách: ngân sách là vấn đề quan trọng hàng đầu của tổ chức sự kiện. Ngân sách quyết định việc tổ chức sự kiện có thể được thực hiện hay không cũng như mục tiêu sự kiện, quy mô tổ chức sự kiện.

Yêu cầu của tiên lượng ngân sách:

Nhà tổ chức sự kiện cần khẳng định được là có ngân sách hay không có

Nhà tổ chức sự kiện cần thu xếp đủ ngân sách dù tổ chức sự kiện nhỏ hay lớn. Không thể sử dụng ngân sách thiếu hụt để tổ chức sự kiện. Như vậy sẽ dẫn tới tác dụng ngược chiều và hậu quả không lường hết được.

Nhà tổ chức sự kiện cũng cần xác định rõ quy mô, vị trí, địa điểm tổ chức sự kiện chi phối ngân sách.

Cuối cùng, nhà tổ chức sự kiện cần xát định trước ngân sách cho tổ chức sự kiện và lập kế hoạch trong phạm vi ngân sách cho phép.

Trước hết, nhà tổ chức sự kiện phải dự kiến được danh

mục hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện về

số lượng, chất lượng và chi phí. Cần cố gắng dữ liệu

hàng hóa dịch vụ ban đầu chưa tính đến chi phí, sau đó

dùng phương pháp loại trừ, giữ lại danh mục hàng hóa

bắt buộc phải có trong chương trình. Nếu ngân sách dự

toán cho phép có thể lựa chọn bổ sung cho danh mục

những hàng hóa dịch vụ đã loại trừ ban đầu. Ngược lại,

nếu ngân sách dự toán thiếu hụt, nhà tổ chức phải rà soát

lại danh mục hàng hóa dịch vụ đã lựa chọn, tiếp tục loại

trừ những hàng hóa dịch vụ kém mức độ cần thiết đối với

tổ chức sự kiện bảo đảm tương ứng với ngân sách dự

toán.

Dưới đây là danh mục những hàng hóa, dịch vụ cần thiết

cho tổ chức sự kiện thường có trong dự toán:

Thư mời

Chỗ ở

Đi lại

Thuê địa điểm tổ chức

Diễn tập

Thức ăn

Đồ uống

Trang trí nội thất

Trang trí khác

Âm nhạc

Giải trí

Dẫn chương trình

Nghe nhìn

Ánh sáng

Sân khấu

Phim ảnh

Thiếp chỗ ngồi

Thực đơn

Quà tặng

Bảo hiểm

An ninh

Chi phí nhân công

Tiền điện

Thực trạng thiết bị

Vật liệu quảng cáo

Thông tin liên lạc

Dịch thuật

Vận chuyển

Hải quan

Các chi phí khác

Trên thực tế các sự kiện có thể khác nhau về tính chất,

quy mô…do đó mà danh mục hàng hóa, dịch vụ cho từng

sự kiện cụ thể là khác nhau. Nói cách khác, nhà tổ chức

sự kiện cần đối căn cứ vào nhu cầu thực tế của mỗi sự

kiện cụ thể để lựa chọn ra danh mục thích hợp cho nó.

Mục đích sự kiện không những chi phối dự toán ngân

sách mà còn chi phối hiệu quả ngân sách. Trước khi tổ

chức bất kỳ một sự kiện nào, nhà tổ chức cũng phải trả lời

câu hỏi tổ chức sự kiện đó nhằm đạt được mục tiêu gì?

Nói cách khác, nhà tổ chức sự kiện cần làm rõ mục tiêu

của việc tổ chức sự kiện trước khi bắt tay vào tổ chức nó.

Mục tiêu của sự kiện gắn liền với quy mô thiết kế và tổ

chức hoạt động sự kiện. Những vấn đề nêu trên, đến lượt

chúng, lại tác động vào chi phí và ngược lại, chi phí cũng

chi phối các yếu tố đó.

  1. nghĩa của mục tiêu: mục tiêu cũng phải có ý nghĩa đích thực sẽ đảm bảo của tổ chức sự kiện thành công cao và

tăng uy tín cho đối tượng mục tiêu đề cập tới, giành được

thiện cảm của những thành viên tham gia sự kiện và các

đối tượng quan tâm.

Tính rõ ràng của mục tiêu: mục tiêu của việc tổ chức sự

kiện phải rõ ràng, thể hiện rõ bản chất của sự vật hiện

tượng, phù hợp với xu thế vận động của sự vật hiện

tượng. Điều này cũng đúng với việc tổ chức sự kiện. Nếu

làm ngược lại nhà tổ chức sự kiện sẽ thất bại, lãng phí

ngân sách và rất có thể sẽ gánh chịu những hậu quả

không mong muốn.

Thứ bậc mục tiêu: một sự kiện được tổ chức thường

hướng tới một số mục tiêu. Các nhà quản trị cần xác định

được những mục tiêu chính , mục tiêu phụ để tập trung

ưu tiên trong thực hiện. Hơn nữa cũng phải xem xét số

lượng mục tiêu đưa ra có phù hợp không? Số lượng mục

tiêu, mức độ phức tạp của mục tiêu gắn liền với quy mô

và ngân sách tổ chức sự kiện.

Tùy theo các loại sự kiện khác nhau mà các nhà tổ chức

sự kiện nhắm tới những mục tiêu khác nhau. Dưới đây là

một số loại sự kiện điển hình, gắn với từng loại là những

mục tiêu thường được các nhà tổ chức sự kiện hướng tới.

Họp, hội thảo

Tập hợp một số thành viên trao đổi thông tin, quan

điểm

Cung cấp thông tin về sản phẩm mới

Trao đổi ý kiến

Tìm kiếm sự đồng thuận

Tìm các giải pháp cho vấn đề tồn đọng

Sự kiện đoàn thể

Tuyên dương ( thành tích công trạng)

Cảm ơn ( khách hàng, nhà cung cấp)

Gặp gỡ giao lưu

Giới thiệu sản phẩm

Ghi nhận thương hiệu

Kỷ niệm ( các dấu mốc thời gian, không gian…)

Gây quỹ

Gây quỹ ( nghiên cứu, từ thiện, v.v…)

Tạo ý thức trong công chúng

Thu hút nhà tài trợ mới

Thu hút người ủng hộ

Tăng tình nguyện viên

Khuyến khích

Ghi nhận doanh số bán thảo luận

Tập hợp đội ngũ kinh doanh bàn chiến lược phát triển trong tương lai

Gặp gỡ giữa ban lãnh đạo với đội ngũ kinh doanh ngoài môi trường làm việc

Tranh thủ sự ủng hộ nội bộ và đối tác

Sự kiện đặc biệt

Gây chú ý trong giới truyền thông

Gây ý thức trong công chúng

Thu hút khách hàng mới

Giới thiệu sản phẩm

Trao phần thưởng, tặng phẩm ( cho các thành viên tham gia tổ chức sự kiện )

Tóm lại trong bước chuẩn bị tổ chức sự kiện, nhà tổ chức

cần giải quyết năm nội dung sau:

Có nên tổ chức sự kiện không?

Có đủ ngân sách cho tổ chức sự kiện không?

Sử dụng ngân sách bao nhiêu cho tổ chức sự kiện?

Mục đích sự kiện?

Sự kiện có xứng đáng với ngân sách chi ra không?

By admin

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *