Quy trình tổ chức một giải bóng đá
Bóng đá, chắc không còn gì xa lạ với mọi người, đặc biệt là cánh mày râu. Hàng ngày hàng giờ, chúng ta liên tục được theo dõi các giải bóng đá sôi động, nhưng cũng ít ai biết rằng, để có một giải bóng đá thành công như vậy bàn tay của nhà tổ chức là một yếu tố vô cùng quan trọng, hãy cùng Event Channel tìm hiểu một qui trình chuẩn để tổ chức một giải bóng đá trong nước, về cơ bản thì cũng đúng cho những giải quốc tế và thế giới.
Bước 1: Vạch định những công việc cần làm thông qua việc xác định các giai đoạn của quy trình tổ chức một giải bóng đá.
Quy trình tổ chức một giải bóng đá bao gồm 4 giai đoạn:
- Giai đoạn 1: Lập kế hoạch
- Giai đoạn 2: Các hoạt động chuẩn bị
- Mời các đội bóng tham dự
- Mời tài trợ
- Lễ bốc thăm
- Giai đoạn 3: Triển khai
- Lễ khai mạc
- Kiểm soát quá trình diễn ra giải
- Lễ bế mạc
- Các hoạt động Truyền thông
- Giai đoạn 4: Tổng kết, rút kinh nghiệm nội bộ
Bước 2: Quy trình cụ thể tổ chức một giải bóng đá: (4 giai đoạn)
A. GIAI ĐOẠN I: LẬP KẾ HOẠCH
- Mục đích của giải là gì?
- Phải xác định mục đích, mục đích cao nhất của giải, xác định mục đích giải giúp ta cân đối chi phí, đưa ra các quyết định giải quyết tình huống một cách
sáng suốt.
VD: Nếu bên mình là một đơn vị tổ chức sự kiện, mục đích của giải có thể
là: giải bóng truyền thống của một đơn vị nào đó, tạo phong trào, cơ hội rèn
luyện sức khỏe, giao lưu, tăng tính đoàn kết nội bộ…
- Xác định đối tượng để mời tham gia giải: Đối tượng tham dự giải là thuộc nhóm nào?
- Đối tượng tham dự giải phụ thuộc vào mục đích của giải đấu do đơn vị tổ
chức giải hướng tới.
VD: Giải bóng đá U17 Quốc gia cúp Thái Sơn Nam năm 2012 do báo Bóng đá tổ chức tại Thừa Thiên Huế vừa diễn ra thì đối tượng tham dự giải gồm các đội bóng trẻ của các CLB Ngoại hạng, hạng Nhất, hạng Nhì Quốc gia,
các tỉnh thành, ngành và các trung tâm đào tạo đều được quyền đăng ký tham dự.
Ước tính số lượng các đội bóng tham dự?
- Ước tính số lượng các đội bóng tham dự để mình có thể lên hình thức thi đấu cho phù hợp: đấu bảng, vòng tròn…
- Thời gian tổ chức
– Giải sẽ diễn ra trong thời gian bao lâu? Khung giờ nào thì thích hợp tổ chức giải?
- Cần cân nhắc thời gian tổ chức giải cho phù hợp với đối tượng tham gia mà mình hướng tới.
VD: Một giải bóng đá phong trào của một cơ quan Nhà nước thì có thể tổ chức vào thứ 7, Chủ nhật. Không thể tổ chức các ngày trong tuần vì nó trùng với thời gian làm việc hàng ngày của họ.
- Lập thời gian biểu cho từng bước để lên kế hoạch thời gian, nhân sự tham
gia tổ chức giải.
4. Địa điểm tổ chức giải:
- Tùy theo hình thức thi đấu, đối tượng và ngân sách để lựa chọn địa điểm thi đấu: sân 9, sân 7, sân đất hay sân cỏ nhân tạo…
- Kế hoạch chi phí, tài chính
các khoản đóng góp từ các đội, giải thưởng và tài trợ. Bao gồm:
- Giải thưởng: Tiền mặt, cup, cờ lưu niệm…
- Tiền sân
- Tổ trọng tài: Trọng tài bàn ghi biên bản trận đấu, trọng tài trên sân.
- Bảo vệ: Tránh các trường hợp xô xát có thể diễn ra làm hỏng giải.
- Y tế: Nên có chuyên gia y tế và một số thiết bị y tế dự phòng: Thuốc xịt
giảm đau, sơ cứu vết thương….
- Trang bị Nước uống cho tổ chức và cho các đội bóng trong quá trình diễn
ra giải.
- Nhân sự tổ chức
- Chi phí cho các trang thiết bị tổ chức giải: Thiết kế, In ấn banner, tài liệu
và các ấn phẩm quảng bá… văn phòng phẩm, Âm thanh, Ánh sáng, trang trí:
hoa, cờ, trang phục ban tổ chức….Có thể mua sắm hoặc thuê mướn bên
ngoài thêm.
- Chi phí truyền thông: Đưa thông tin về giải đấu, liên lạc các đội tham dự
giải, liên hệ khách mời, các nhà tài trợ cho giải đấu….
Lưu ý: Các khoản chi phí này nên chia theo từng giai đoạn tổ chức giải để dễ kiểm soát.
- Truyền thông:
truyền thông: báo chí, đài truyền hình, báo mạng, diễn đàn bóng đá và các hoạt động lobby khác.
7. Nhân sự:
- Cần một nhóm nhân sự tham gia tổ chức.
- Có một người trưởng nhóm có tầm nhìn bao quát tất cả các hoạt động trong
suốt thời gian chuẩn bị và diễn ra giải, nối kết và đốc thúc các nhân sự trong nhóm để cùng nhau phối hợp trong tất cả các hoạt động.
- Các tài liệu cần chuẩn bị trong giai đoạn này:
- Điều lệ giải, Hồ sơ xin tài trợ, thư mời tham dự giải.
B. GIAI ĐOẠN II: CÁC HOẠT ĐỘNG CHUẨN BỊ GIẢI ĐẤU
- Gửi thư mời và đến các đội bóng tham dự giải và lên danh sách các đội
tham dự.
- Sau khi xác định đối tượng tham gia giải, gửi thư mời hoặc thông báo đến các đội bóng.
- Quảng bá giải đấu trên sân, đưa thông tin về giải đến tới đối tượng sẽ mời
tham gia thông qua website (nếu có), mail, các trang mạng xã hội, blog hoặc truyền thông tuỳ theo quy mô của giải đấu.
- Thư mời cần đi kèm với hồ sơ đăng kí, chi phí tham gia và điều lệ giải.
2. Mời tài trợ
- Lên danh sách các nhà tài trợ khả thi: những đơn vị thân quen, những nhà cung cấp có liên quan đến lĩnh vực của đơn vị tổ chức, các đơn vị kinh doanh có đối tượng khách hàng thuộc phân khúc đối tượng tham dự giải đồng thời hỗ trợ phần quảng bá thương hiệu của họ thích hợp.
- Cần lên kế hoạch mời tài trợ: Gửi thư mời và hồ sơ tài trợ, gặp gỡ trực
tiếp… trước ít nhất 1-2 tháng vì họ cần có thời gian để xem xét, có thể phù hợp với ngân sách marketing và nhân sự của họ trước khi quyết định tham gia tài trợ.
- Lễ bốc thăm
- Sau khi chuẩn bị xong và thông qua những cuộc họp sơ bộ với các đội bóng để nắm mong muốn, tinh thần của họ. Chúng ta sẽ tổ chức một lễ bốc thăm, bao gồm đại diện tất cả các thành phần của giải: Ban tổ chức, ban
giám sát, tổ trọng tài, đại diện các đội bóng và đơn vị truyền thông (nếu có). Tại buổi lễ này sẽ diễn ra các hoạt động: thông qua danh sách, điều lệ giải, kế hoạch tổ chức và bốc thăm chia bảng.
- Việc thông qua danh sách thành viên đội bóng và điều lệ giải là cực kì quan trọng để tránh những khiếu nại, mâu thuẫn về sau. Chúng ta cần phải có 1 ban giám sát để kiểm tra kĩ việc này. Thông tin về thành viên các đội
bóng và cần được công khai tới các đội.
- Lễ bốc thăm cần diễn ra trước ít nhất 1 tuần trước khi bắt đầu lễ khai mạc
chính thức.
- Chuẩn bị, thuê mượn trang thiết bị, dàn dựng
và cụ thể hóa hơn nữa các hạng mục. Tiến hành thuê mượn hoặc mua sắm, chuẩn bị các hạng mục, tài liệu cần thiết cho giải và chuẩn bị lễ khai mạc giải.
C. GIAI ĐOẠN III: TRIỂN KHAI
Đến thời điểm này ta đã hoàn tất khâu chuẩn bị. Tiếp theo, chúng ta sẽ tổ chức lễ khai mạc và kiểm soát quá trình diễn ra giải bóng.
- Lễ Khai mạc giải
- Chuẩn bị cho lễ khai mạc giải: Xác định thành phần tham dự, khách mời,
truyền thông, sắp xếp vị trí các thành phần tham dự, dàn dựng sân khấu, âm thanh, ánh sáng, trang thiết bị…kịch bản chương trình, nhân sự: MC, điều phối, lễ tân…
- Trong lễ khai mạc của giải bóng đá sẽ có thêm lời tuyên thệ của tổ trọng tài
và đại diện các đội bóng tham gia giải.
-
- Kiểm soát quá trình diễn ra giải đấu:
- Trước mỗi trận đấu, đại diện đội bóng sẽ làm thủ tục về biên bản trận đấu
với trọng tài bàn và cho tiến hành thi đấu.
- Luôn luôn có sẵn nhân viên y tế và bảo vệ thường trực để kiểm soát và bảo đảm an ninh cũng như các vấn đề về y tế.
- Sau mỗi trận đấu hai đội ký vào biên bản trận đấu.
- Lưu giữ biên bản trận đấu để làm tư liệu.
- Đảm bảo quá trình diễn ra giải được suôn sẻ, linh động thay đổi và có
phương án dự phòng cho các tình huống phát sinh.
-
- Lễ bế mạc giải
- Chuẩn bị cho lễ khai mạc giải: Xác định thành phần tham dự, khách mời,
truyền thông, sắp xếp vị trí các thành phần tham dự, dàn dựng sân khấu, âm thanh, ánh sáng, trang thiết bị…kịch bản chương trình, nhân sự: MC, điều phối, lễ tân…
- Trưởng đại diện BTC sẽ tổng kết các hoạt động của giải bóng và trao giải thưởng.
- Sau lễ bế mạc tùy theo ngân sách các đội đã đóng góp ban đầu, chúng ta có
thể tổ chức một buổi liên hoan cho các đội để có thêm thời gian giao lưu, gặp gỡ giữa thành viên các đội.
GIAI ĐOẠN IV: BAN TỔ CHỨC TỔNG KẾT – RÚT KINH NGHIỆM
NỘI BỘ
Sau khi tổ kết thúc giải đấu, ban tổ chức sẽ có một cuộc họp nội bộ để tổng kết chi phí, đáng giá những điều đã và chưa làm được, rút ra những bài học kinh nghiệm để chuẩn bị cho những giải sau thành công hơn.
- LIÊN HỆ :
- FANPAGE: https://www.facebook.com/viennghiencuukinhtevaphapluat
- CẢM ƠN QUÝ BẠN ĐỌC ĐÃ GHÉ THĂM WEDSITE!