Kinh nghiệm tổ chức một chương trình giao lưu
Dù dưới n ội dung và hình thức thể hiện nào, muốn cho chươ ng trình giao lưu được thành công, theo kinh nghiệm thực tiễn thì chúng ta cần lưu ý những nội dung sau :
1. Ý tưởng – chủ đề (tên gọi) – đối tượng tham gia chương trình
- tưởng – chủ đề (tên gọi) – đối tượng là 3 yếu tố then chốt, có mối quan hệ biện chứng lẫn nhau để từ đó người tổ chức chương trình sẽ thiết kế một chương trình giao lưu phù hợp, đáp ứng được mục đích, yêu cầu đề ra và thu hút sự quan tâm của người tham dự. Thứ tự của 3 yếu tố này có khi được hoán vị cho nhau nhưng để bắt đầu hình thành một chương trình giao lưu thì người tổ chức sự kiện phải trả lời 3 câu hỏi: Chúng ta tổ chức sự kiện chương trình này nhằm mục đích gì? Chủ đề (tên gọi) như thế nào cho phù hợp? Chương trình này dành cho ai ?
Với câu hỏi chúng ta tổ chức sự kiện chương trình này nhằm mục đích gì? Tức là
chúng ta phải hình dung ra loại hình tổ chức, hay thường gọi là phát thảo ý
tưởng. Chúng ta có thể hình dung 3 yếu tố trên như 3 đỉnh của 1 tam giác, và để
tạo thành 1 tam giác thì không thể thiếu 1 trong 3 đỉnh.
2. Kịch bản – chọn MC
Nhìn chung, khi đã xác định ý tưởng – chủ đề – đối t ượng thì công việc tiếp theo của người thực hiện chương trình là Tổ chức sự kiện với 3 công đoạn như sau :
2.1. Chuẩn bị kị ch b ản: sự kiện dù lớn hay nhỏ cũng cần chuẩn bị một kịch bản chi tiết, gồm những nội dung cơ bản sau:
2.2. Chọn MC: người được chọn làm dẫn chương trình (MC) phải được tham gia ngay từ khâu xây dựng kịch bản, vì như thế MC sẽ được nắm bắt ngay những nội dung đầu tiên và hiể u được vấn đề muốn nói. MC phải dành thời gian nghiên cứu kỹ k ịch bản sự ki ện. Tránh trường hợp người tổ chức chương trình chu ẩn bị hết mọi chuyện, MC chỉ là ng ườ i giới thiệu lại chương trình, thì sự kiện sẽ bị sơ cứng, MC không hiểu rõ vấn đề để truyền đạt.
3. Công tác lễ tân (hậu cần) phục vụ chương trình
Đây là một phần không kém ph ần quan trọng đối với bất kỳ mộ t sự ki ện, có những chương trình chuẩn bị kịch bản tốt, nhưng chỉ cần sơ xuất về lễ tân sẽ làm gi ảm đ i chất lượng củ a sự kiệ n. Đối với các chương trình giao lưu quốc t ế, bên cạnh kịch bản nội dung th ườ ng kèm theo kịch bản lễ tân riêng. Để hạn chế những ảnh hưởng về lễ tân, người tổ chức sự kiện cần chú ý:
3.1. Thư mời: phải nghiêm túc, lịch sự, đầy đủ thông tin.
3.2. Tiếp khách – đón khách: Chúng ta nên đặt 1 bàn tiếp khách ở phía trước bên ngoài nơi di ễn ra hoạt động và cử lực lượng h ướng d ẫn khách vào vị trí ngồi. Điều này vừa thể hiện lòng tôn tr ọng với khách mà chúng ta mong muốn họ đến tham dự, vừa tạo điều kiện thuận lợi cho điểm danh, an ninh trật tự.
3.3. Nước uống hoặc trái cây (nếu có)
Có 2 cách chuẩn bị: để sẵn trên bàn n ơi khách ngồi hoặc có khu vực để riêng bánh, trái cây, n ước uống ở 1 góc sạch sẽ… để khách tự nhiên dùng. Các công việc này phải hoàn tất trướ c khi khách bước vào chương trình, người phục vụ phải ăn mặc lịch sự. Tuyệt đối tránh việc khi khách đang ngồi xem chương trình sự kiện, tiếp tân mới đem nước ra mời và đi tới lui ngang mặt khách.
Đối với người sẽ phát biểu phải có người tiếp tân chuẩn bị nướ c, có ly và mở nắp chai nướ c sẵn (nếu là nước suối…). Tránh việc để nguyên chai nước suối, không mở nắp, dùng ống hút là mất lịch sự.
3.4. Tặng hoa hay quà lưu niệm trên sân khấu: Cán bộ làm tiếp tân cần phải được chuẩn b ị kỹ, cần đến địa điểm tổ chức trước để khảo sát địa đi ểm và cách xuất hiện như thế nào cho hợp lý. Có 3 điểm lưu ý khi làm tiếp tân, đặc biệt là tặng hoa hay quà lưu niệm:
- Ăn mặc lịch sự: nữ áo dài, nam thắt cravat.
- Khuôn mặt phải rạng rỡ, tươi vui, luôn hướng vào người sẽ tặng.
- Không được quay lưng ra khán giả, thậm chí kể cả lúc đi vào.
3.5. Trang trí phục vụ chương trình: cần đảm b ảo tính nghiêm túc, đơn giản và ấn tượng. Nghiêm túc ở đ ây là câu chữ chuẩn xác, huy hiệu hay biểu tượng chính thức, tránh trường hợp phông chữ trang trí lòe loẹt, kiểu cách không cần thiết.
4. Tổ chức chương trình sự kiện
Sau tất cả những công tác sự kiện chuẩn bị chu đáo trên, việc tổ chức thực hi ện chương trình chắc chắn sẽ tốt hơn. Tuy nhiên cũng có nhiều chương trình do th ời gian chu ẩn bị gấp, việc điều hành chuẩn bị chương trình thi ếu tính khoa học và nhiều lý do khác… nên chương trình sự ki ện di ễn ra không đúng như mong muốn. Điều chú ý nhất trong khi tổ chức chương trình là:
Phải bố trí người điều phối chương trình sự kiện trong và ngoài sân khấu. Người điều phối sẽ giúp cho người tổ chức chương trình sự kiện liên kết và chuẩn bị điều hành những tiết mục tiếp theo của chương trình s ự kiện, xử lý tất cả những nội dung liên quan để giúp cho MC yên tâm trên sân khấu. Tránh trường hợp người tổ ch ức ch ương trình, MC và điều phối chương trình sự kiện là 1, thậm chí kiêm luôn cả ca sĩ phục vụ chương trình là không nên.
5. Sau mỗi chương trình
Cần mở hồ sơ lưu kịch bản chương trình sự kiện , kèm theo những lưu ý của chương trình sự kiện vừa tổ chức về mọi mặt để rút kinh nghiệm cho những chương trình sự kiện sau tố t hơn, vì chắc chắn chúng ta sẽ còn thực hiện nhiều chương trình sự kiện tương tự.
- LIÊN HỆ :
- FANPAGE: https://www.facebook.com/viennghiencuukinhtevaphapluat
- CẢM ƠN QUÝ BẠN ĐỌC ĐÃ GHÉ THĂM WEDSITE!